Política de Tratamiento de Datos Personales Fundación Tepa
Responsable del Tratamiento
Fundación Tepa, legalmente constituida de conformidad con las leyes de Colombia, identificada
con el NIT 900.669.514-0, con domicilio principal en la Finca San José – Vereda San Vicente,
Alto Suesca, Cundinamarca, República de Colombia. Página https://www.fundaciontepa.org/.
Objetivo
Establecer las políticas, procedimientos y responsabilidades aplicables a la ley de protección de
datos personales dentro del marco organizacional de Fundación Tepa. Así mismo, Establecer los
criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación, supresión, cesión,
transferencia y trasmisión de los datos personales tratados por Fundación Tepa.
Alcance
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de
Fundación Tepa, quien actúa en calidad de Responsable del tratamiento de los datos personales.
La política de protección de datos personales está orientada para que toda persona pueda conocer,
actualizar y rectificar la información contenida en las bases de datos o demás archivos y generar
reclamos de acuerdo con lo definido en el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre
del 2012, así como los demás derechos, obligaciones y responsabilidades, contenidas en la
normatividad vigente.
Directrices y Finalidades
Fundación Tepa, en el curso de sus actividades de apadrinamiento, protección y rescate de
animales en estado de maltrato y abandono, recolectará, utilizará, administrará, almacenará,
analizará, transmitirá, transferirá y realizará diversas operaciones con los Datos Personales para
cumplir las finalidades y directrices señaladas en la ley y conforme sus actividades de beneficencia
en pro de los animales.
Directrices
• Solicita y conserva, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva
autorización otorgada por el Titular.
• Informa de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.2
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• Garantiza al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
• Informa a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.
• Tramita las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente
política.
Asimismo, Fundación Tepa en su calidad de Responsable y los Encargados del Tratamiento de
Datos Personales y/o terceros que tengan acceso a los Datos Personales en virtud de la Legislación
Aplicable, contrato u otro documento vinculante, realizarán el Tratamiento de Datos Personales
para la consecución de las siguientes finalidades:
Finalidades
Datos sensibles
Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades: (i) conocer los datos
bancarios de donde provienen posibles donaciones; (ii) emitir certificados para deducciones de
renta frente a donantes.
Donantes/padrinos/adoptantes
(i) realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información de los
Titulares; (ii) validar y verificar la identidad del Titular para el ofrecimiento y la adecuada
prestación de productos y servicios de Fundación Tepa; (iii) identificar donaciones; (iv) verificar
si cumple con los requisitos para ser donante, padrino o adoptante; (v) promoción de eventos; (vi)
envío de publicidad; (vii) emisión de comprobantes de donación.
Empleados
(i) La gestión de las actividades de trabajo, personal en general, y la creación y mantenimiento de
directorios internos de empleados; (ii) comunicarse con los trabajadores; (iii) proteger la salud y
seguridad de los empleados y otras personas, la protección y el mantenimiento de la infraestructura
de TI, equipo de oficina, instalaciones y otros bienes; (iv) cumplir con requisitos legales y otros,
tales como deducciones del impuesto sobre la renta y del seguro nacional, conservación de
registros y obligaciones de información, políticas de acceso físico, la realización de auditorías,
facilitar el cumplimiento de las inspecciones gubernamentales y otras solicitudes del gobierno u
otras autoridades públicas, que responden a procesos legales tales como citaciones, persecución
de derechos y remedios legales, defensa de litigios y manejar cualquier queja o reclamación
interna, realizar investigaciones y cumplir con políticas y procedimientos internos; (v) proteger,3
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hacer cumplir o defender los derechos legales, la privacidad, la seguridad o la propiedad; (iii)
proteger la seguridad, privacidad y protección de los usuarios de los productos o servicios; o (vi)
proteger contra el fraude o para fines de gestión de riesgos; (v) Supervisión de cumplimiento del
código de conducta y las políticas internas.
Usuarios y visitantes de la página web de Fundación Tepa
(i) Proporcionar acceso a la página web de Fundación Tepa y ponerla a disposición de los usuarios
y visitantes; (ii) Asegurar el adecuado funcionamiento de la página web; (iii) Mejorar su
experiencia de usuario, así como la presentación, características y funcionalidades de la página
web de Fundación Tepa; (iv) Recordar sus preferencias; (v) Ofrecer productos y servicios,
programas de fidelización, promociones y descuentos y servicios a través de la página web; (vi)
promocionar los animales en adopción.
Datos de Menores
De acuerdo con las normas de protección de datos personales vigentes en Colombia Fundación
Tepa, respeta y brinda las garantías para que los menores de edad puedan ejercer su derecho de
libertad de expresión, de libre desarrollo de la personalidad y de información Fundación Tepa,
realiza el tratamiento de datos personales de los menores cumpliendo con los siguientes parámetros
y requisitos:
i. Respeto por el interés superior de los niños, niñas y adolescentes;
ii. Respeto de sus derechos fundamentales.
En esa medida Fundación Tepa, garantiza que toda pregunta que verse sobre niños y niñas o
menores de edad será facultativa de ser suministrada por parte de su representante legal o acudiente
y se reserva la posibilidad de poner en conocimiento de las autoridades situaciones que en concepto
de Fundación Tepa, puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.
Derechos de los Titulares
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del
tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente
a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos
cuyo Tratamiento está expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando
expresamente se exceptué como requisito para el Tratamiento de conformidad con lo
previsto en el artículo 10 de la ley de Habeas Data.4
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c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa
solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de la Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o
supresión procederá cuando la Superintendencia de industria y Comercio haya terminado
que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a
esta ley y a la Constitución.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Atención de Peticiones Consultas y Reclamos
El área de atención al cliente es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de
los Titulares para hacer efectivos sus derechos.
Para el ejercicio de estos derechos podrán contactarse a través de comunicación escrita en los
correos electrónicos [email protected] y [email protected].
Procedimientos para que los Titulares puedan ejercer sus derechos
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, Fundación Tepa presenta
el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos.
Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
• Nombre completo y apellidos, datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y
teléfonos de contacto).
• Medios para recibir respuesta a su solicitud.
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que
desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada,
revocarla, suprimir, acceder a la información).
• Firma y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles,
contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, Fundación Tepa informará al interesado los motivos de la
demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8)
días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Sin embargo, si la solicitud es difícil5
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compresión o está incompleta, es posible requerir al Titular para que proporcione una aclaración
o la nueva información pertinente, dentro de los siguientes cinco (5) días calendario.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la
reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de
los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso
en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección
de Datos Personales.
Ley y jurisdicción
Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos
personales que conforman las bases de datos de la entidad y la presente declaración de privacidad
estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en Colombia y las autoridades
administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o
demanda sobre las mismas serán las de la de Colombia.
Vigencia
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 22 de noviembre de
2024.
Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el
interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.
Control de Cambios
| Versión | Descripción de la Modificación | Fecha |
| 1 | Emisión inicial |
22 de noviembre de 2024 |